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客製功能介紹:Waiting list 候補排隊,自動釋出預約名額,引導消費者完成候補預訂!

Tina
24 9 月, 2021
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在經營品牌服務時,您一定希望每天都能有滿滿排程,不浪費每個可服務時段,充分將人力、空間的效能發揮到極致。但往往事與願違,電話或私訊預約的消費者,因無法線上預先收款,預約未到率極高,一旦被臨時取消預約,對於店家而言,霎時間很難找到客戶補上該時段,不僅要一一致電其他消費者確認是否可到店,浪費人力外,也因此導致最直接的業務損失。

為了避免不必要的成本浪費,從傳統預約轉為線上預約接單排程管理,絕對是首要任務!搭配 SimplyBook.me 最新推出的 Waiting list 候補排隊功能,在當天預約額滿的情況下,引導消費者可 預約候補 當日名額,當原先的消費者臨時取消預約時,系統將自動發送候補提醒給客戶,讓他們能直接補上該名額,幫助您更有效的管理預約排程,同時讓當下有需求的消費者,能即時完成線上預約!

Waiting list 候補排隊功能須知:

  • 以「日為單位:若當日預約行程額滿,消費者無法挑選預約時間時,系統會自動啟動候補排隊機制;若當日預約行程仍有空檔,則候補排隊機制將不會啟動。
  • 當釋出候補名額時(消費者取消預約,或管理者在後台開放預約空檔),系統將會同時發送 候補預約 提醒,給所有在候補名單的客戶,當收到預約提醒後,第一個完成預約者,將取得該服務時段的名額。
  • 當消費者 預約候補名額 時,消費者僅需填寫基本資料即可完成候補,其他如:線上付款或商品加購等項目,需待預約空檔釋出 → 消費者想預約時,才需按照一般預約流程完成操作。
  • Waiting list 候補排隊功能 與 多重預約 功能無法同時啟用,僅能擇一開啟使用。

Waiting list 候補排隊 — 功能設定教學

展開左側列表 客製功能 → 搜尋並開啟 Waiting list 候補排隊 即可在右側畫面開始進行設定!

展開主要設定,您可以看到 Waiting list 候補排隊的設定細項:

  • Number of free slot notification attempts:當預約空檔釋出後,您可以設定總共要發送幾則提醒通知給客戶,告知他們可以來預約排程。目前可設定發送 3~10 預約提醒!
  • Notifications interval:發送預約提醒通知的時間區間,像是:每 30 分鐘發送一則通知等。此設定會與前一項設定整合,若您預計總共發送 3 則提醒通知,且設定每 30 分鐘寄送,則當系統於 9:00 發送第一則預約提醒時,第二和第三則通知提醒將會分別於 9:30 及 10:00 再次發送,提醒消費者快來預約剛釋出的空檔!
  • Waiting list slot auto cancellation:目前實測後,此功能將固定於每個工作日結束後,若無預約空檔時,於隔日 00:00 AM 自動取消候補排隊名額。舉例來說,當消費者候補 9/25 號的服務,若當日皆無名額釋出,則系統將於 9/26 號 00:00 AM 取消該候補資格。

只要展開 Free slot notification template 就能客製化候補排隊通知範本內容, 而若您想要調整 無預約空檔釋出 的範本內容,則可展開 No more free slots notification template 進行設定。

當以上候補排隊功能設定完成後,在當日預約滿額時,系統將跳出候補排隊按鈕,消費者可以點擊 Register for a waiting list 來加入候補,且在系統釋出當日名額時,收到預約提醒通知。

備註:Register for a waiting list 文案,可於後台客製化調整為中文。

已加入候補排隊的消費者,也能從預約網站的 Menu → 點擊 Waiting list 來查看目前候補排隊的服務項目,及其他先前預約候補的服務項目。

若有預約空檔釋出時,已登記候補的消費者將會收到「候補預約」提醒通知,輕鬆引導消費者點擊連結,回到您的預約網頁預約已釋出的服務時段!

身為後台管理者,也能檢查目前候補排隊狀態,來決定是否要加開名額。您可以展開左側列表 報告 → 點擊 Waiting list report 來查看。您也可以透過篩選候補的名單,來瀏覽目前消費者資訊,若認為不適合,也能點擊右側操作 按鈕 → 點擊 Cancel waiting list booking 來取消該消費者的候補資格。

以上就是關於候補排隊客製功能的介紹,若您的店內有比較熱門的服務項目,或是希望能蒐集更多潛在顧客資訊,都能啟用此功能來幫助您更輕鬆的管理預約排程!降低人力、時間及空間的浪費,減少不必要的營運損失!


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