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客製功能介紹  -  整合設備資源,聰明管理有限的資源,發揮經營效益!

Gino
20 4 月, 2020
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SimplyBook 免費線上預約排程系統

SimplyBook.me 提供了豐富的客製功能,讓商家能更有彈性的打造專屬預約網站,當然,在選用客製功能時,您可能會遇到一些困難,接下來的日子裡,我們也會開始介紹每個客製功能的用途及特色。

許多商家在提供服務時,除了工作人員的分配外,往往需要與店家的特定資源整合,如:設備或場地空間等。為了有效整合員工及有限資源的,SimplyBook.me 全新推出整合設備資源功能,避免遇到客戶預約後,沒有設備使用的狀況。針對新功能,以下分別以幾個不同的產業為案例分享 :

  • 美髮業者 : 您有十位設計師,但燙髮設備只有 3 台,因設備有限,同時段預約燙髮人數只能為 3 人
  • 心靈諮商 : 您有十位諮商師,但 1 V 1 諮詢的教室只有五間,在同時段的預約安排下,最多能預約諮商的患者只能為 5 位
  • 場地租借 : 您有十間會議室,但投影設備只有七套,因此同時段,最多只能接受 7 組需要投影設備的客戶

透過資源分配,與員工排程的同步,SimplyBook.me 將自動釋出可被預約的空檔,而客戶只需要簡單的網頁中查找時間完成預約,店家也無須擔心當客戶預約後,設備資源不齊全的狀況發生。

如何開始使用整合設備資源客製功能 ?

首先,在 SimplyBook.me 後台,點擊客製功能列表,在客製功能列表中搜尋整合設備資源並啟用,啟用後會看到停用及設定兩個選項。

點擊「設定」後會進入上圖畫面,接著點擊 + 號即可開始創建新的設備資源,您可以根據店內擁有的設備資源來做命名新增。

點擊 + 號後,便會跳出如上圖的設定欄位 ( 目前是英文的介面,未來會中文化 ),設定的欄位依序是 :

  • Name of resource type : 此處設定的即是您設備的分類名稱,例如燙髮設備、會議空間等
  • How many resources required for a Group : 此設定指當顧客預約服務時,需要使用到多少的設備資源,一共有兩種形式 :

Same as number as client : 使用的數量與顧客預約數量相同,例如顧客預約三筆,則使用三個。

Only one : 表示無論顧客一次預約多少筆,都只需使用一個設備資源。

  • Qty of resources : 表示該設備資源的擁有數量
  • Connected services : 表示需使用到該設備資源的服務有哪些

在 Connected services 的設定中,您可以任意勾選需使用到該設備資源的服務項目,並指名每次預約時所需要的數量。

例如租借小型會議室時,附贈一套投影設備,而租借大型會議室時,則附贈兩套。或是美容業者預約燙髮時,需要使用一台燙髮機。

假設在建立資源設備群組時,若建立 3 個項目,在完成設定後,您還可以回到設定好的設備資源列表(上圖畫面左側),分別替每一項設備資源命名,方便您進一步管理,如:諮商室 301、諮商室201 等。

而在客戶的欲約過程中,是不需要去選擇整合設備資源的,系統會自動分配資源,當客戶預約完成後,您也可以在客戶預約單據中,查看到系統所分配給該筆預約的設備資源,如此一來您便能提早為顧客準備所需的設備。


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