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SimplyBook.me 台灣, 會議預約排程系統

常見問題:如何設定 SimplyMeet.me 會議預約緩衝時間,提昇排程效率?

Haoyi Fan
6 12 月, 2021
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SimplyMeet.me 免費線上預約軟體

SimplyMeet.me 是一款輕便的會議預約排程系統,適合各產業用於管理人與人之間的會議排程,如:人資面試、顧客諮詢、企業合作會議排程等,同時整合許多主流行事曆及 CRM 顧客關係管理系統,幫您有效管理各種不同情境的預約排程!

隨著數位時代來臨,導入自動化排程系統也成為許多企業品牌的首選,透過 SimplyMeet.me 會議預約排程系統,輕鬆 四步驟完成預約排程設定,不僅能引導潛在客戶預約產品/服務諮詢,提昇業務開發效率,針對內部面試排程,也能透過分享預約連結,讓應徵者自由挑選面試官所開放的預約時段,減少人資工作流程,輕鬆做好時間排程管理!

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在先前常見問題系列文章中,我們介紹了許多 SimplyMeet.me 的設定技巧,像是:如何取消 / 重新安排預約如何設定電子郵件會議提醒 及 如何自訂預約表單 等,而本篇文章將會分享如何設定會議預約緩衝時間,幫助使用 SimplyMeet.me 來管理時間排程的客戶,能從容的準備每次會議,無需擔心會議時間太緊迫,而導致手忙腳亂出大錯。

什麼是會議緩衝時間?

對於一般會議預約系統而言,只能設定可開放的預約時段,並讓預約者挑選時段來預約,但這種狀況卻往往讓管理者非常苦惱,舉例來說:

  • 客戶 A 預約 14:00 ~ 15:00 的會議
  • 客戶 B 預約 15:00 ~ 16:00 的會議

在 A 與 B 客戶會議預約中間,並無「緩衝時間」做為空檔,而被會議提供者(被預約者/員工)不僅需要在兩個會議中趕場,且還要祈禱與客戶 A 的會議不會延誤,而影響後續與客戶 B 的會議。

因此能設定「會議緩衝時間」就非常重要,您可以根據過往經驗,以及按照是否為實體/面對面會議來做設定,例如:

  • 以過去經驗來看,每個客戶諮詢會議常常會延誤 30 分鐘
  • 或是預計保留 60 分鐘的通勤時間
  • 需要保留會後 15 分鐘的時間,寄送追蹤郵件給客戶

則可按照這些需求來設定「會議緩衝時間」,來確保兩者會議之間能更有彈性,且也能保障下個預約會議者的權益,同時也能減少因為會議遲到而帶給客戶不專業的印象,進而提昇品牌/員工的形象及好感度。

SimplyMeet.me 會議緩衝時間設定

常見問題:如何設定 SimplyMeet.me 會議預約緩衝時間,提昇排程效率?

登入 SimplyMeet.me 後台後 → 點擊會議類型 (Meeting Types),在列表中選擇想設定緩衝時間的會議項目來編輯。進入會議項目後 → 展開 排程進階設定 (Limits) 區塊,點擊會議緩衝時間 (Buffer times before meeting) 即可根據需求,來設定每個會議開始前,需要多少的時間來準備。

以上是如何透過 SimplyMeet.me 設定會議緩衝時間,來減少因外在因素而導致會議無法準時進行的狀況。而我們也將持續分享 SimplyMeet.me 操作技巧及系統教學,幫助有需求的客戶快速導入會議預約排程系統!

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常見問題:如何在 SimplyMeet.me 內,設定行事曆會議預約提醒通知?
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