Home SimplyBook.me 台灣 活用數位工具,打造 E 化智能政府 — 實際案例分享,經營再進化!
SimplyBook.me 台灣, 產業推薦

活用數位工具,打造 E 化智能政府 — 實際案例分享,經營再進化!

Haoyi Fan
17 11 月, 2020
Eye icon 1405
Comment icon 0
SimplyBook.me 免費線上預約排程系統推薦

本篇文章由 SimplyBook.me 顧問 Gino 主筆,為大家分享數位經營趨勢。近年來,政府一直以來積極的投入數位化整合,將許多市政作業與便民服務轉移用 E 化的方式處理,舉凡是:文藝空間、古蹟景點、活動展場、文化園區或科學園區等,無不開始導入「線上預約排程」工具,簡化營運成本的同時,也讓民眾更方便預約消費。

SimplyBook.me 每個月將會固定為不同類型的產業,提供專業的數位管理技巧,先前我們已針對美容、運動等產業分享過相關的文章,有興趣的讀者也可以點選下方連結閱讀:

而本月我們將針對政府相關產業為出發,由淺到深為大家帶來更完整的介紹,同時透過案例分享,讓相關經營者能更感同身受,也更具體的了解相關產業趨勢。

台灣的 E 化之路,是領先還是落後!?

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

依據早稻田大學年度國際數位政府評比,台灣在 2018 年數位政府評比中排名第九,在亞太地區排名第四,次於新加坡、南韓及日本。雖然排名很高,但卻無法說服民眾,其最大的原因在於:

  • 政府把 E 化重點放在單位內部整合,而忽略了整合各類數位工具,來幫助中小型商家。

其次是推廣力道有限,一般民眾很難再第一時間了解 E 化工具,如:線上申報戶政事務等,因此,無論是加強對外溝通,或是協助個產業數位化,在這條路上,台灣都還有很大的努力空間。

而在數位趨勢的帶動下,政府單位也逐漸注意到「數位化」的重要性,更希望能主動出擊,觸及更多潛在族群來帶動業務及相關產業,近期內大家也不難發現,有許多政府單位或是相關產業,也開始使用數位工具與民眾溝通,如:社群平台、架設官網、導入預約系統或報名系統等,來加強政府提供的便民服務。

深入分享 — 三個政府相關單位的數位經營經驗

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

數位經營一直是政府單位努力的目標,但礙於政策及組織架構,政府單位時常在效率上為人詬病,無法實在的反應市場需求,做出妥善的調整。

好在,近年來政府單位越來越懂的與民間單位合作,透過委託民間單位運營或託管,妥善利用民間單位對市場的敏感度及管理經驗,來加強政府提供給民眾的服務與信任感。

以下我們將舉三間實際的案例,探討三個單位各自在數位經營上的操作:

桃園市土地公文化館

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

桃園市土地公文物館,位於桃園市議會的正對面,是一處以土地公文化為主軸,並結合當地鄉土文化為主軸的展館。除了主打傳承土地公平安守護家園的精神、常民文化為本的常設展外,也規劃有為創意工作者設立的特展區域,另外,也提供許多預約制的服務內容,例如:手作土地公公仔課程等,來豐富民眾體驗。

與一般購票自由參觀的展館不同,桃園市土地公文物館 有大量需要預先報名才能體驗的課程及活動,因此有效控制及管理報名者成為經營者面臨的一大問題。而 桃園市土地公文物館 選擇利用「導入數位工具」來線上接單讓民眾在官網中快速查看報名課程及報名場次,只需輕鬆填寫資料,就能順利提交報名資訊,盡情享受課程的樂趣。

導入預約接單系統的好處:

過往 桃園市土地公文物館 的報名機制是透過線上填寫表單,工作人員不僅要花時間統計大量的資料,還需要去排除一些重複預約的時段,相當浪費人力資源,更不用說當報名人數超過上限時,還要花時間逐一通知客戶,耗時又瑣碎之餘,更讓民眾大感不便。

相比過去的傳統方式,民眾填寫表單後並「不代表」預約完成,常常需要等到工作人員統整好資料後跟民眾聯繫,一來一往的溝通,有時候已經過了一週才能完成預約,而民眾並沒有太多時間可以等待,通常早就安排好其他活動,導致浪費預約時間之外,更浪費了預約名額。

在導入 SimplyBook.me 線上預約系統後,所有的瑣碎事項全部自動化,無需冗長的等待及繁瑣的溝通,民眾不僅可自行挑選預約時段,同時透過系統設定,避免衝突預約排程,還能 24 小時輕鬆管理預約訂單,大幅提升效率!

數位排程工具兩大優勢

搜集顧客資訊及預約數據,經營成效清晰可見:

  • 績效向來是政府單位考核的重點,對於委外經營的合作方式來說更是值得關注的地方。SimplyBook.me 預約系統除了自動搜集顧客資料外,還會自動統計每週、每月等預約數量、最受歡迎的服務、顧客爽約的比率等數據,有效幫助經營者掌握成效,制定策略。

自動提醒通知,大幅減少預約未到的狀況:

  • 對於提供預約制服務的單位來說,最怕的就是有人佔用名額,最後卻爽約未到,不僅造成資源浪費也讓空間運作空轉。SimplyBook.me 預約系統導入訂金收款制度外,也透過自動化提醒,在經營者指定時間內,提醒告知民眾預約的時段,無需浪費人力,就能輕鬆降低 No show 的狀況!

中台世界博物館

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

中台世界博物館 專注於佛教文物的修復與保存,其展館的興建更是佛法藝術化的具體建設,其創辦人致力於「佛法藝術化」的落實,希望藉由佛教文物與傳統歷史文化的展現與提升,使世人對佛教增加認識並興起信心,將佛法的智慧、慈悲、平等精神傳播至每位有緣大眾的心田。

中台世界博物館 主要提供大量的展物供遊客欣賞,導覽諮詢為其最主要的服務內容,而佛法的宣揚除了針對國內遊客外,如何吸引外國遊客的注目,也成為經營者的課題。因此,中台世界博物館聰明的利用 TripAdvisor 國際旅遊評論網站,與國內外的遊客們互動,加強對外的宣傳。

使用 TripAdvisor 的好處:

國際性的評論網站,對於外國遊客更有吸引力:

  • 調查其他人住宿及旅程的實際經驗,向來是遊客安排行程與住宿前必做的功課。除了經營台灣常用的 Google 我的商家外,在具備國際公信力的評論網上經營並管理遊客評論,絕對是提升外國遊客來訪意願的好辦法。

周遭行程推薦,吸引來周邊旅遊的遊客加入行程:

  • 儘管鄰近區域的景點可能不在預想範圍內,但因為「順路」,很多時候您也可能把其加入旅遊規劃中。而 TripAdvisor 的周遭行程推薦,讓遊客在安排附近景點時,也能看到您的店家資訊。針對來訪的遊客,也會推薦附近的美食、特色景點等,讓遊客更享受整趟旅程。

海量高品量且高互動性的評論,提升場館形象與信任感:

  • TripAdvisor 使用數據追蹤評論多年,利用 AI 演算法技術,從語言、發文模式、帳號資訊等,找出可疑評論,目的就是為了維持評論的真實性與質量。經營真實、互動性高、廣泛且持續的顧客評論,是維持企業形象的重要關鍵。

台灣昆蟲館

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

台灣昆蟲館 的初衷始是希望能提供一個友善舒適的環境,讓大家能在輕鬆快樂的情境認識昆蟲、了解昆蟲,從接受喜愛這些小生命開始,進而愛護大自然,從中學會尊重生命,尊重環境。除了展場內有大量的活體昆蟲展示外,台灣昆蟲館 也提供諸多野外營隊、室內主題課程等大小活動。

有鑒於 台灣昆蟲館 提供大量的室內外活動及課程,如何精準的布達活動資訊,與民眾保持互動成為經營者必知的學問。雖然台灣昆蟲館已有建置專屬的官方網站,但時常更新網站非常費時與費工,因此台灣昆蟲館聰明的選擇經營 Facebook 粉絲專頁,利用 Facebook 粉絲專頁靈活且便利於 PO 文的特點,加強活動場次的佈達及導流宣傳!

經營 Facebook 粉絲專頁的好處:

加強與民眾的互動,更能掌握民眾對於展館的建議與喜好:

  • 粉絲專頁與官方網站最大的差異,在於粉絲專頁能進行即時性的互動,進而培養長期互動的「鐵粉」。官方網站則較類似於商家目錄,著重於揭露店家及商品資訊。然而數位時代下,被動的等待顧客上門,而忽略主動與顧客接觸互動的重要性,將喪失與顧客長期交易的機會。

預排 PO 文功能,讓經營者能有規律且自動的提前釋出活動資訊:

  • 已經有在經營 Facebook 粉專的商家們,一定要善用 FaceBook 預排貼文的功能,您可以預先建立好貼文內容,並於指定的時間自動發佈到粉絲專頁上。這麼做的好處,除了幫助商家節省時間外,也能根據未來的節慶時事預先做好排程,大幅提升店家經營的效率。

私訊加入導覽功能,引導初訪顧客找出需求:

  • 粉絲專頁除了發佈活動、與顧客互動、培養粉絲等功用,還有一個最大的用途就是 「最即時的溝通管道」,客戶只要搜尋粉專點擊私訊,就能與企業人員接洽,進行詢問。而訪間有許多互動式的 Facebook 聊天機器人,透過問答的方式,逐步為客戶解答常見問題,降低人力溝通成本。

總結:數位經營之路永不停歇

活用數位工具,打造智能政府 — 實際案例分享, E 化經營再進化!

我們可以看到,以上三間不同的政府相關單位,各自針對其提供的服務與經營方向,選擇最適合的數位工具輔助經營。事實上,數位經營之路除了使用單一的數位工具外,如何利用多種數位工具互相搭配,達到最佳成效,才是整個數位轉型最關鍵的功課。

桃園市土地公文化館

  • 為管理大量的民眾報名資訊,桃園市土地公文化館導入 SimplyBook.me 自動化的線上預約系統,提升經營的效率並減少人工作業的時間及成本。

中台世界博物館

  • 為了提升展館形象,吸引更多國內外遊客前來參觀,中台世界博物館 利用國際性的旅遊評論網站 TripAdvisor,透過網友間的真實評論與互相分享,加強對外的宣傳。

台灣昆蟲館

  • 因頻繁舉辦互動性高的大小課程,與民眾保持快速且靈活的溝通管道是 台灣昆蟲館 必備的技能,因此 台灣昆蟲館 選擇認真的經營 Facebook 粉絲專頁,與民眾保持長期的互動,也能透過 PO 文快速佈達活動資訊。

事實上,除了 桃園市土地公文化館 有導入 SimplyBook.me 線上預約系統外,中台世界博物館台灣昆蟲館,也都有透過 SimplyBook.me 線上預約系統打造專屬的預約報名網站,提供民眾快速便利的線上預約管道。

除了上述的案例外,許多政府的相關服務都有預約管理的相關需求,例如博物館的導覽服務、古蹟的導覽服務、民政機關的文件申請預約、展演空間的使用預約、科教館的活動課程報名等等。


SimplyBook.me 在預約排程領域累積 10 年經驗,輔導過數以萬計的國內外產業成功導入數位排程工具並且轉型,從現在起,用 SimplyBook.me 管理預約排程,24 小時輕鬆線上接單,簡化人力成本,讓你有更多時間在專注提昇更好的硬體及服務品質!

免抽成、免上架費

歡迎聯繫 SimplyBook.me 專屬顧問,我們將根據您的服務類型,提供更進一步的數位工具導入建議,讓我們為您提供一個價位合理且實用的預約排程管理工具!


嘿,數位的世界變化非常快,別讓競爭對手搶得預約線上化的先機,完整客製品牌專屬預約網站,24 小時接單不間斷,各行各業都適用!立即到 SimplyBook.me 註冊,免費試用最完整的功能,打造專屬品牌風格的線上預約網站👍 SimplyBook.me 提供專人顧問諮詢,若有任何操作問題,歡迎來信至 taiwan@simplybook.me 或是私訊 SimplyBook.me 粉絲專頁,將有專人為您提供客製化的服務。¥

中小商家必讀:3 大經營 LINE 官方帳號的行銷技巧!(下篇)
Arrow icon上一篇
活用秘訣:透過建立課程,提供客戶更多樣化的選擇!
下一篇Arrow icon