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用 SimplyBook.me 輕鬆設定預約提醒!向客戶發送自動化通知,降低營運成本!

Haoyi Fan
11 4 月, 2022
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SimplyBook.me 免費線上預約排程系統推薦

擁有具備客製化的預約系統最好的是:您可以自動發送預約提醒、預約確認通知,或是行銷電子郵件,無需花費寶貴時間人工致電或是手動設定通知。若您想知道為什麼自動通知或預約提醒未送被消費者開啟,您也可以考慮重新調整文案,若您沒有自有客戶名單,那麼提醒通知自動化則將會失去意義,因此,建議若想透過系統自動聯繫客戶的商家,一定要蒐集並累積消費者名單,並根據消費歷史記錄及狀態來發送自動提醒通知。

為什麼要發送自動通知?

用 SimplyBook.me 輕鬆設定預約提醒!向客戶發送自動化通知,降低營運成本!
Photo by Brett Jordan on Unsplash

對於商家經營而言,每個客戶的「動作」都是與他們「互動的機會」,而每增加一次互動,都更容易讓消費者「記住品牌」,舉例來說:

  • 當消費者預約時
  • 在預約即將到來前
  • 當客戶消費後

這些重要的互動機會,不太可能額外花費人力資源,人工與消費者保持聯繫,不僅造成員工工作負擔,更也有可能出錯影響品牌形象。而若要進一步了解什麼時機要發送自動通知給消費者,我們可以細分以下幾個項目。

交易確認通知

試想若您在電商平台購物時,一定也會收到平台的自動確認信件,因此當您的客戶在預約時,直接完成線上付款,通知他們預約完成是不可少的重要步驟。而若您未開放線上收款選項,則也需要寄送預約成功通知給消費者,讓他們了解預約成功與否,進而採取後續的步驟。

預約提醒通知

很多時候您的客戶預約未到的主要原因在於 — 您並未在正確時間提醒他們預約狀態!很多消費者沒有概念要將預約事項加入到行事曆中,因此,若您沒有發送提醒通知,他們可能會將預約項目拋諸腦後,進而影響預約出席率。

簡單來說,自動預約提醒通知有助於減少預約未到狀況。

調整預約通知

在預約成功後至預約日期到來前,短則是一至三天,長的話可能一個月以上,導致在預約完成後,會有許多變數。因此,您也可以選擇設定在預約後 N 天,自動發送預約排程確認通知,讓排程變更的客戶能有機會可以重新調整預約時間,或是取消預約,把空檔釋出給其他有需要的消費者。

建立有效的通知範本

在為預約排程建立自動化範本時,您需要考慮一些細節,這也將幫助您確保透過有效的通知,與消費者保持良好的雙向互動。

讓消費者知道如何聯繫商家

您的客戶更喜歡透過什麼方式與您聯繫呢?有些人習慣檢查每封郵件,有些人會看簡訊資訊,而有些則會利用 LINE 來接收商家通知。有研究指出,比起致電商家,絕大多數的人更傾向透過訊息與商家聯繫。

因此,在通知範本中,加入商家的聯絡資訊,如:LINE 官方帳號、粉絲專頁連結等,讓消費者更直接的了解您的聯絡資訊,在有必要時直接與您互動將更有意義。

置入取消或重新預約連結

如先前提到的,當消費者在收到預約通知時,可能行程已有所調整,提供消費者彈性變更預約排程的選項,將幫助您有效留下客戶,同時也能提昇客戶滿意度。

主動確認出席狀況

若客戶錯過預約,請不要忽略這次機會,在預約未到通知信中,主動詢問消費者預約未到的原因,並且為他們安排未來的其他預約時段,避免消費者流失之餘,也能有效與他們持續維繫良好關係。

發送通知前,需重視資安

若您的服務業務屬於更高的數據安全性,如:醫療或敏感資訊等,在發送提醒通知前,您則需要考慮如何發送以包含其相關資訊。每個品牌都需要重視消費者隱私,因此使用包含 HIPAA 合規及 GDPR 個資規範的系統,將幫助您更有效的保障資訊安全。

透過 SimplyBook.me 發送自動化通知

做為全方位預約排程系統,可客製化文案的預約確認及預約提醒通知是 SimplyBook.me 必備的功能,且持續優化中,我們也提供許多不同的預約提醒功能,幫助您與消費者保持良好的互動。

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做為預設的預約提醒範本,您可以選用不同的變數加入,並搭配客製化文案來撰寫預約範本,您也可以根據需求設定預約提醒發送時間,從 10 分鐘到 3 天內皆可彈性設定,系統將會根據您的設定,在指定時間發送預約提醒通知給消費者。

用 SimplyBook.me 輕鬆設定預約提醒!向客戶發送自動化通知,降低營運成本!

在 SimplyBook.me 預約系統中,針對不同類型的預約,我們皆有適用的範本,如下列表顯示:

  • 客戶預約成功範本
  • 新用戶登入通知
  • 指定員工的新預約通知
  • 消費者及員工的定期預約
  • 消費者及員工的預約提醒
  • 消費者及員工的預約取消通知
  • 消費者及員工的預約變更通知
  • 請求客戶提供回饋範本

除了上述通知範本外,我們也提供其他設定彈性,如您可以勾選發送預約提醒的管道,如:電子郵件或簡訊,僅在必要時透過簡訊發送提醒,節省成本。若該提醒通知只想發送給員工,也能額外客製化設定。

彈性預約提醒通知

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除了基本的預約提醒範本外,因應不同的商家類型及預約提醒需求,我們理解針對不同的服務項目及供應者,可能會需要設定不同的預約提醒文案,因此也提供彈性通知功能,您可以指定服務項目及員工來設定不同的通知內容,幫助您更靈活的發送預約提醒通知。

延伸閱讀:客製功能介紹:針對不同的預約項目,發送專屬 郵件&簡訊 通知範本!

立即預約提醒通知

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雖然預約確認及提醒通知是必要的,但是,提醒消費者下次再訪,也能有效刺激回訪率!您可以透過「立即預約提醒通知」客製功能,指定服務項目及員工來設定相關通知,當消費者預約該項目及員工後,系統將會自動在設定的時間寄送預約提醒給客戶。

適用的項目有:重複性療程、定期剪髮或保養或運動課程等。

Telegram 電報提醒通知

除了透過電子郵件或簡訊發送提醒通知外,SimplyBook.me 也整合了主流的 Telegram 電報通訊軟體,消費者只需要追蹤您設定的 Telegram 提醒通知機器人,即可在任何預約階段收相關提醒通知。

若您要調整 Telegram 電報通知文案,直接修改 SMS 欄位即可,且 Telegram 電報通知是免費的功能,不會額外收取發訊費,是小型商家首選的傳訊管道。

延伸閱讀:客製功能介紹:用 Telegram 電報發送通知,讓員工和客戶收到即時預約提醒!

客製化電子郵件範本

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除了純文字的提醒內容外,針對電子郵件提醒通知,我們提供了豐富的圖文範本,您可以置入更多品牌視覺在電子郵件中,提供消費者更多元的視覺體驗。客製化電子郵件設定非常簡單,只需要透過拖拉的方式,將需要的加入在範本內,即可輕鬆完成設定!

我們將在近期推出更多的電子郵件範本,讓來自不同產業的商家可自由挑選適合的通知模版。

延伸閱讀:客製功能介紹:彈性設計電子郵件範本,提昇消費者回訪率!


建立有效的預約提醒不僅僅是文案,您如何稱呼您的客戶、透過什麼方式與他們聯繫甚至是發送的時間點,都會影響成效。若您需要提昇預約率,也可以在再訪通知內加入「預約折扣碼」吸引消費者再次預約消費!


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