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13 大為什麼大家不喜歡線上會議的原因 — 居家辦公如何提昇會議效率?

Haoyi Fan
23 5 月, 2022
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我們都有類似經驗,可能在線上會議中,當不是自己發言階段時,很常會開始分心,可能是打開手機瀏覽 Instagram 滑限動、登入 PTT 看鄉民討論,又或是開始發想午餐、晚餐要準備吃什麼…。

在線上會議中,不太容易集中注意力其實並不意外,畢竟,當您看著螢幕但感受不到與會者的溫度(肢體語言)時,真的很難像面對面的會議一樣可以全神貫注的交流。

但是,仍有一些方法可以參與線上會議的每個人都更有吸引力。本篇文章中,我們會分享大家不喜歡線上會議的 13 個原因,以及您可以採取什麼方式以避免,提供客戶(與會者)更好的線上會議體驗。

13 大為什麼大家不喜歡線上會議的原因

13 大為什麼大家不喜歡線上會議的原因 — 居家辦公如何提昇會議效率?
Photo by Sigmund on Unsplash

1. 會議參與者無法進一步建立融洽的交流

受到地理限制,線上會議最大的缺點之一是沒有辦法有更多的肢體互動,因此人們很難建立更深入的關係。儘管有辦法透過視訊會議來改善,但這並非總是可行,因為並非每個人都有視訊鏡頭,或是可能還不習慣使用視訊。此外,若網路連線品質不佳,也會因無法提供 高畫質 的視訊,而影響視訊會議的體驗。

2. 很容易分心

有別於線下實體會議,大家都在會議室中一起討論,但在線上會議中,很容易因周圍發生的其他事情而分散注意力,例如:開始上網、回覆訊息或電子郵件等,甚至開始思考其他與會議完全無關的事項。無論如何,當您和其他與會者在不同的「實體空間」討論會議,都很難集中注意力。

3. 無法掌握肢體語言

線上會議的另一個缺點就是您很難感受到與會者的肢體語言,進而讓您很難衡量他們對於討論內容的感受,如:他們是否對此主題有興趣、是不是覺得提案不好等,當您無法感受肢體互動時,很難判讀對方心中的想法,導致需要花更多會議時間來找出結論。

4. 沒有機會寒暄閒聊

面對面會議的好處,是可以讓與會者進行簡單的社交,以更方鬆的方式了解彼此。但在線上會議中,沒有閒聊的機會,這也使得線上會議更像是要完成一個待辦事項,而非建立一個更好的人際交流機會。

5. 很難快速小組討論

受到裝置及軟體的影響,若需要小組會議討論或是與團隊一起 Brainstorming 激發各種靈感,是非常難透過線上會議完成的,這也讓會議參與者很難透過分組快速討論取得更好的會議結論。雖然現在有許多會議軟體嘗試克服這個問題,例如:在視訊軟體中加入分組討論室,但這也並非是為常人使用的解決方法。

6. 可能存在技術問題

在線上會議時,可能時不時會出現技術問題,如:無法螢幕共享畫面、網路連接、或是聽不到對方講話的問題等,正因為如此,也大大影響會議進行效率,像是需要與會者嘗試重新加入會議來排解疑難。

7. 容易超時且耗時

線上會議的另一個缺點就是很消耗時間,若會議安排為一個小時,則通常會因為人與人之間難以溝通,或需要解決技術問題等而超時。如果在線上會議前沒有精心規劃或管理,往往會很容易造成時間浪費,這也是為什麼需在會議前準備一個明確的會議大綱,讓與會者能充分了解會議目的。另外,會議主持人也是必要的,他可以確保會議討論進度,並在需要時引導每個與會者分享建議。

8. 大部分的人排斥視訊

雖然視訊會議可以拉近大家的距離,但還是有些人不願意開啟,例如:可能不習慣開著鏡頭視訊,或是居家環境不適合等,無論是什麼原因,除非在公司規定下,並不是每個人都樂於開啟視訊進行會議(尤其是面對客戶的諮詢會議,因為大部分的客戶皆傾向不開啟視訊,導致無法透過表情間接了解客戶的想法)。

9. 線上會議可能會讓人筋疲力竭

因為線上會議的重複及缺乏變化的特性,往往會讓人在精神或情感上感到疲倦,如果遇到一個計畫不全的線上會議時可能感受更深。當長時間盯著螢幕進行會議馬拉松而無法休息時,就好像少了靈魂的軀殼,不只降低會議效率,甚至還需要花更多時間充電,找回活力。

10. 不適合同時多人討論

當會議中的每個人同時發表意見時,因為網路傳遞的關係,聲音交錯之下,很難讓與會者掌握目前在討論的項目,通常還需要主持人確認剛剛每個人提出的想法,讓其他與會者可以了解目前的討論方向以幫助會議前進。

11. 常見的背景噪音和干擾

雖然通常是在辦公室與其他人(客戶或是團隊成員)遠距開會(疫情期間大部分的人都在家裡進行遠端會議),但卻很難避免噪音的產生,如:隔壁在裝潢、外面有救護車經過等,如果有人背景很嘈雜卻不靜音,則會很容易造成其他與會者分心。

12. 跨時區會議時間不友善

如果您的客戶或團隊來自世界各地,則很多時候會出現「超出守備範圍」的會議時間,如:清晨或半夜。雖然遠端會議減少了距離感,但對於跨時區的會議安排上卻很不友善,很難找到適合每個人的會議時間,總有人要妥協。

13. 太多太多的會議

因為線上會議沒有「空間」限制,只要大家有時間就可以安排,因此常常會有讓人永無止境的感覺。會議疲勞不只是在會議中需要耗腦,在會議後更要彙整討論內容,提交給客戶或是回饋給團隊。如果您感到被會議堆滿排程,則您需要考慮重新評估每個會議的必要性,並嘗試在會議中加入「緩衝時間」以確保在每次會議後都能獲得小小的休息。

雖然線上會議有以上這些缺點,但仍有幾個優點是值得考慮沿用的。線上會議室與來自世界各地的人聯繫的好方式,絕對比面對面會議更方便、更便宜,而且也是與客戶、同事保持聯繫的好方法。

讓線上會議更有效率的技巧

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Photo by LinkedIn Sales Solutions on Unsplash

用視訊取代音訊

如果可以的話,盡量確保所有與會者都開啟 視訊鏡頭 來進行線上會議,這不僅能幫助您更容易透過 臉部表情 來了解對方的感受,也能藉此讓會議進行的更順利。

安排會議主持人

如果是多人線上會議的情況下,為了確保會議按照流程進行,請指定一位與會者擔任會議主持人,讓他可以在適當時機引導會議,並且確保每個與會者都能清楚了解會議討論項目。

提前安排會議

提前與所有與會者確認會議時間並提供線上會議室連結,讓所有人可以提早準備、確認設備是否能正常使用等,這將有助於提昇會議效率,避免有人因為任何因素需要暫時跳出會議室,進而導致會議需要中斷。

確保有議程

在會議開始前,將會議議程分享給所有與會者,幫助所有人可以提前準備會議內容外,還能確保大家能更專注討論主題,避免其他人討論不相關的事項,影響了會議進度。

適時休息

除了定義清楚會議時間外,若已知會議時間過長,則請安排中場休息時間,讓大家可以喝口水、伸展身體,透過短暫的放鬆找回精神集中力,也能讓與會者在回到會議時,可以更專注討論會議內容。

確保視訊會議有聊天功能

若會議進行中,有人討論的項目被其他人打斷時,可以讓他透過聊天室窗繼續分享想法,而其他人也可以透過聊天室參與討論。

避免分心

當開始線上會議時,請關閉任何視窗,並將手機調整成勿擾模式,以避免跳出訊息時突然間分心,而不小心錯過會議討論的重點項目。

試著安排大家都適合的會議時間

若您的客戶或是團隊成員與您在不同的時區,則您需要確認好大家的時間後,盡量安排對每個人都方便的會議時間,這也有助於確保每個人都可以參加到會議,提昇會議出席率。

確認每個人都熟悉會議軟體

如果您使用的是新的會議軟體或是視訊系統,請確保在會議開始前,提供與會者相關的操作教學,讓大家更了解如何使用系統,以防止在會議期間出現技術問題,導致需要額外花時間排除。

準時結束會議

準時開會很重要,準時結束會議更重要!每個人都還有其他的事情要處理,每個會議發起者都要確保會議能在表定時間內結束,盡量避免會議超時,是對於與會者(同事或客戶)的尊重。


以上就是本篇文章的分享,希望有幫助到需要透過線上會議與客戶或是同事溝通的您!當然,也別忘了在每次會議結束後,花點時間評估會議進行的效率,以幫助自己在未來繼續優化。

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