線上預約系統製作指南：經營者不可不知的 10 個必備功能！

SimplyBook.me 台灣團隊接觸許多不同類型的商家，我們發現絕大多數的經營者相信預約系統帶來的重要性，但對於選用預約系統，或是請外包公司協助架站常常毫無頭緒，一方面不了解怎麼溝通預約需求，二來也是不清楚自己到底需要怎樣的預約功能。

這篇文章，我們將討論的幾種最基本的預約功能，介紹什麼情境或產業需要使用，同時，也會分享對經營加分的實用工具，幫助經營者在使用線上預約系統時，能更快速上手！

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行事曆：

做為線上預約系統，首先需要的就是一個行事曆，幫助商家可以直接檢查每日、每週或任一時間的工作排程，同時也能根據業務需求，調整時程安排。如果是個人工作室，只需要搭配系統中的行事曆即可，但如果是多人組織或是大型企業，也會需要可以按照不同員工來篩選，查看每個人的工作安排。

即時預約同步：

有別於過去電話或電子郵件預約，線上預約軟體要能做到的是「讓顧客於預約網頁中，就能查看可預約的時間」，讓顧客知道只要挑選好適合的時間，就完成預約，無需再次致電或私訊確認。而當有其他客戶完成線上預約後，系統也需要自動同步預約資訊，避免重複預約。

自動提醒：

在顧客完成預約後，主動發送訊告知預約完成，讓顧客對您的品牌更感安心並加深印象。另外，除了發送預約完成通知給顧客，也能一併發送給「被預約的員工」，如：指定的設計師、美甲造型師或課程老師等，確保雙方的行事曆保持一致。同時，針對「即將到來的預約」，也能透過自動提醒，降低顧客預約未到的機率。

通知自動化，能完整的簡化您的行政流程，有效利用人力，一起看看大心診所的操作分享：專訪大心診所經營團隊：讓有需要的人，找到正確的資源！

收納各管道的預約資訊：

在數位時代，人們透過不同的平台找到您的服務，因此您需要確保所有的預約資訊能「整合在同一個系統中」，否則，除了容易造成預約管理混亂，導致人力成本的提升，更帶給顧客不好的預約體驗。

備註：SimplyBook.me整合 Facebook、LINE 官方帳號、Google 等主流平台，幫您管理來自不同管道的預約資訊，並且即時同步預約資訊到「預約行事曆」中，讓經營者更聰明的管理預約。

支援多裝置多平台：

顧客的預約需求及時間都是非常「當下」的行為，因此，讓顧客能在任何時刻、使用任何裝置完成預約，你的預約空檔頁面，能否支援各種裝置的預約系統就顯得格外重要。

第三方金流整合：

串接金流，當顧客在預約確認後，直接透過現場付款，不但能降低 No Show 的可能性，也能改善顧客預約體驗。通常個人工作室，如：美容美髮、Spa 中心、健身課程或診療所等產業，會特別需要此功能。因為這些產業被預約的項目除了服務內容外，更會有設備使用的安排，如果顧客預約未到，造成的損失就不只是金錢了！在線上預約過程中，顧客也能選擇習慣的付款方式，讓顧客倍感重視，加強顧客的品牌認同。

語系選擇：

取決於您的主要顧客來自的國家或是慣用語，經營者需要有一個可以自行定義網站顯示的主要語系，同時也要能彈性客製調整顯示的顯示文字。如果您的顧客來自多個國家，您也可以選用擴充性更完整的預約網站，整合第三方套件製作多語系預約平台，幫助您獲得更多的顧客：前進國際市場，用 Localize 打造多語系線上預約網站！

嵌入圖片：

正所謂，一圖勝千言，您需要讓顧客知道更明確的預約內容，確保雙方對服務內容有同個想像，例如：當顧客預約空間時，會需要知道具體的坪數或是容納人數。而如果您是美容美髮、美甲造型的經營者，您也可以展示您過去的作品集，讓顧客了解您的設計風格。

相關報表：

對一個經營者來說，您需要一個完整的報表，了解整體經營的狀況，因此簡單易懂的圖形化報表，幫助您追蹤業績就至關重要！您可以查看顧客預約數量、您的最熱門預約時段，或是預約細項等等。

如果您的預約平台能幫助您「整合來自所有管道的預約」，則這也能有效的幫助您在同個系統中，直接查看所有預約數據，更全面的分析經營成效，並針對成效進行後續的優化或改善。

外部服務整合：

可彈性擴充，或是搭配其他強大的第三方平台的預約網站，絕對能幫助您打造更完整的線上預約系統！以日常經營來說：

• Zapier 自動化串連：將預約資訊匯出至其他 CRM 顧客管理軟體
• 豐富的 API

不會寫程式的經營者可使用 Zapier 來做到有限度的客製，而透過 API 整合，也能客製更符合的預約管理平台，無論哪種方式，系統本身的彈性都是必須且不可被忽略的。

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以上 10 個必備的預約功能，有些是能幫助經營者在提供「線上預約」初期，更聰明且有效率的管理顧客預約，而報表管理也能透過報表的分析，優化經營成效，為經營帶來更長期的發展，透過蒐集顧客預約資料 → 後續的行銷規劃，建立經營管理的正向循環！

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