13 大為什麼大家不喜歡線上會議的原因 — 居家辦公如何提昇會議效率？
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我們都有類似經驗，可能在線上會議中，當不是自己發言階段時，很常會開始分心，可能是打開手機瀏覽 Instagram 滑限動、登入 PTT 看鄉民討論，又或是開始發想午餐、晚餐要準備吃什麼…。
在線上會議中，不太容易集中注意力其實並不意外，畢竟，當您看著螢幕但感受不到與會者的溫度（肢體語言）時，真的很難像面對面的會議一樣可以全神貫注的交流。
但是，仍有一些方法可以參與線上會議的每個人都更有吸引力。本篇文章中，我們會分享大家不喜歡線上會議的 13 個原因，以及您可以採取什麼方式以避免，提供客戶（與會者）更好的線上會議體驗。
13 大為什麼大家不喜歡線上會議的原因
1. 會議參與者無法進一步建立融洽的交流
受到地理限制，線上會議最大的缺點之一是沒有辦法有更多的肢體互動，因此人們很難建立更深入的關係。儘管有辦法透過視訊會議來改善，但這並非總是可行，因為並非每個人都有視訊鏡頭，或是可能還不習慣使用視訊。此外，若網路連線品質不佳，也會因無法提供 高畫質 的視訊，而影響視訊會議的體驗。
2. 很容易分心
有別於線下實體會議，大家都在會議室中一起討論，但在線上會議中，很容易因周圍發生的其他事情而分散注意力，例如：開始上網、回覆訊息或電子郵件等，甚至開始思考其他與會議完全無關的事項。無論如何，當您和其他與會者在不同的「實體空間」討論會議，都很難集中注意力。
3. 無法掌握肢體語言
線上會議的另一個缺點就是您很難感受到與會者的肢體語言，進而讓您很難衡量他們對於討論內容的感受，如：他們是否對此主題有興趣、是不是覺得提案不好等，當您無法感受肢體互動時，很難判讀對方心中的想法，導致需要花更多會議時間來找出結論。
4. 沒有機會寒暄閒聊
面對面會議的好處，是可以讓與會者進行簡單的社交，以更方鬆的方式了解彼此。但在線上會議中，沒有閒聊的機會，這也使得線上會議更像是要完成一個待辦事項，而非建立一個更好的人際交流機會。
5. 很難快速小組討論
受到裝置及軟體的影響，若需要小組會議討論或是與團隊一起 Brainstorming 激發各種靈感，是非常難透過線上會議完成的，這也讓會議參與者很難透過分組快速討論取得更好的會議結論。雖然現在有許多會議軟體嘗試克服這個問題，例如：在視訊軟體中加入分組討論室，但這也並非是為常人使用的解決方法。
6. 可能存在技術問題
在線上會議時，可能時不時會出現技術問題，如：無法螢幕共享畫面、網路連接、或是聽不到對方講話的問題等，正因為如此，也大大影響會議進行效率，像是需要與會者嘗試重新加入會議來排解疑難。
7. 容易超時且耗時
線上會議的另一個缺點就是很消耗時間，若會議安排為一個小時，則通常會因為人與人之間難以溝通，或需要解決技術問題等而超時。如果在線上會議前沒有精心規劃或管理，往往會很容易造成時間浪費，這也是為什麼需在會議前準備一個明確的會議大綱，讓與會者能充分了解會議目的。另外，會議主持人也是必要的，他可以確保會議討論進度，並在需要時引導每個與會者分享建議。
8. 大部分的人排斥視訊
雖然視訊會議可以拉近大家的距離，但還是有些人不願意開啟，例如：可能不習慣開著鏡頭視訊，或是居家環境不適合等，無論是什麼原因，除非在公司規定下，並不是每個人都樂於開啟視訊進行會議（尤其是面對客戶的諮詢會議，因為大部分的客戶皆傾向不開啟視訊，導致無法透過表情間接了解客戶的想法）。
9. 線上會議可能會讓人筋疲力竭
因為線上會議的重複及缺乏變化的特性，往往會讓人在精神或情感上感到疲倦，如果遇到一個計畫不全的線上會議時可能感受更深。當長時間盯著螢幕進行會議馬拉松而無法休息時，就好像少了靈魂的軀殼，不只降低會議效率，甚至還需要花更多時間充電，找回活力。
10. 不適合同時多人討論
當會議中的每個人同時發表意見時，因為網路傳遞的關係，聲音交錯之下，很難讓與會者掌握目前在討論的項目，通常還需要主持人確認剛剛每個人提出的想法，讓其他與會者可以了解目前的討論方向以幫助會議前進。
11. 常見的背景噪音和干擾
雖然通常是在辦公室與其他人（客戶或是團隊成員）遠距開會（疫情期間大部分的人都在家裡進行遠端會議），但卻很難避免噪音的產生，如：隔壁在裝潢、外面有救護車經過等，如果有人背景很嘈雜卻不靜音，則會很容易造成其他與會者分心。
12. 跨時區會議時間不友善
如果您的客戶或團隊來自世界各地，則很多時候會出現「超出守備範圍」的會議時間，如：清晨或半夜。雖然遠端會議減少了距離感，但對於跨時區的會議安排上卻很不友善，很難找到適合每個人的會議時間，總有人要妥協。
13. 太多太多的會議
因為線上會議沒有「空間」限制，只要大家有時間就可以安排，因此常常會有讓人永無止境的感覺。會議疲勞不只是在會議中需要耗腦，在會議後更要彙整討論內容，提交給客戶或是回饋給團隊。如果您感到被會議堆滿排程，則您需要考慮重新評估每個會議的必要性，並嘗試在會議中加入「緩衝時間」以確保在每次會議後都能獲得小小的休息。
雖然線上會議有以上這些缺點，但仍有幾個優點是值得考慮沿用的。線上會議室與來自世界各地的人聯繫的好方式，絕對比面對面會議更方便、更便宜，而且也是與客戶、同事保持聯繫的好方法。
讓線上會議更有效率的技巧
用視訊取代音訊
如果可以的話，盡量確保所有與會者都開啟 視訊鏡頭 來進行線上會議，這不僅能幫助您更容易透過 臉部表情 來了解對方的感受，也能藉此讓會議進行的更順利。
安排會議主持人
如果是多人線上會議的情況下，為了確保會議按照流程進行，請指定一位與會者擔任會議主持人，讓他可以在適當時機引導會議，並且確保每個與會者都能清楚了解會議討論項目。
提前安排會議
提前與所有與會者確認會議時間並提供線上會議室連結，讓所有人可以提早準備、確認設備是否能正常使用等，這將有助於提昇會議效率，避免有人因為任何因素需要暫時跳出會議室，進而導致會議需要中斷。
確保有議程
在會議開始前，將會議議程分享給所有與會者，幫助所有人可以提前準備會議內容外，還能確保大家能更專注討論主題，避免其他人討論不相關的事項，影響了會議進度。
適時休息
除了定義清楚會議時間外，若已知會議時間過長，則請安排中場休息時間，讓大家可以喝口水、伸展身體，透過短暫的放鬆找回精神集中力，也能讓與會者在回到會議時，可以更專注討論會議內容。
確保視訊會議有聊天功能
若會議進行中，有人討論的項目被其他人打斷時，可以讓他透過聊天室窗繼續分享想法，而其他人也可以透過聊天室參與討論。
避免分心
當開始線上會議時，請關閉任何視窗，並將手機調整成勿擾模式，以避免跳出訊息時突然間分心，而不小心錯過會議討論的重點項目。
試著安排大家都適合的會議時間
若您的客戶或是團隊成員與您在不同的時區，則您需要確認好大家的時間後，盡量安排對每個人都方便的會議時間，這也有助於確保每個人都可以參加到會議，提昇會議出席率。
確認每個人都熟悉會議軟體
如果您使用的是新的會議軟體或是視訊系統，請確保在會議開始前，提供與會者相關的操作教學，讓大家更了解如何使用系統，以防止在會議期間出現技術問題，導致需要額外花時間排除。
準時結束會議
準時開會很重要，準時結束會議更重要！每個人都還有其他的事情要處理，每個會議發起者都要確保會議能在表定時間內結束，盡量避免會議超時，是對於與會者（同事或客戶）的尊重。
以上就是本篇文章的分享，希望有幫助到需要透過線上會議與客戶或是同事溝通的您！當然，也別忘了在每次會議結束後，花點時間評估會議進行的效率，以幫助自己在未來繼續優化。
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