自動化會議排程管理：輕鬆安排與潛在客戶的業務會議，並有效提昇客戶出席率！

雖然業務類型不同，但所有的業務的銷售目標都是希望「成交」！從觸及開發潛在客戶 → 安排會議 到提供報價＆追蹤客戶，這整個業務流程中，與客戶安排銷售會議將會是最大的關鍵，若您無法順利與客戶間安排會議，那麼您很有可能無法施展業務技巧，以達到成交目的。

當您從事業務工作時，無論是主動而來的客戶，或是被動接洽的客戶，通常都會將客戶分為兩大類型：

• 具體需求：客戶聽過您的品牌，並想與您討論他們需要的產品或服務
• 潛在需求：客戶主動聯絡您，認為與您的品牌有潛在合作機會

當然，對於有具體需求的客戶，您也需要提供更多實例或經驗分享來鞏固交易，以幫助客戶選擇您的品牌而非其他競爭對手。而針對潛在需求的客戶，雖然比較難成交，但若是您願意花更多時間了解他們的需求，或是為他們「創造」需求，將有助於提昇客戶購買意願！

電子郵件 — 陌生開發的好夥伴

近年來，對潛在新客戶的業務開發，已經從電話轉為透過電子信箱。雖然透過電話可以立即取得回應，但隨著人們對陌生電話的排斥，其接聽率（與客戶接觸的機會）也大幅下降，根據國外報導顯示，有 87% 到 94% 的人不會接聽未知號碼的電話。

持續播打無人接聽的陌生開發電話，不僅浪費時間，也可能造成客戶觀感不佳，您的電話甚至可能被加入到封鎖清單中。這些不僅間接影響到您與品牌的形象，更直接衝擊您的業績達成率。當然，透過電話進行業務開發仍有一席之地，但顯然這種方式更適合與有具體需求的客戶來做溝通！

而對比電話開發，透過電子郵件接觸潛在客戶不僅成本更低，且也比較沒有侵略性。當您發送郵件給潛在客戶後，他們可以根據主旨，選擇是否點擊查閱信件內容，因此，撰寫出色的主旨將會是您的首要任務！另外，您也可以安裝套件來追蹤客戶的開信成效，視情況與他們保持互動，定期提供客戶品牌最新資訊！

讓潛在客戶預約銷售會議並持續追蹤

初次接觸

當您發送第一封電子郵件給潛在客戶前，您需要先做好品牌研究分析，其中包含您想要接觸的人的職位、工作範圍以及他的工作目標，以幫助您制定有效的溝通策略，吸引潛在客戶選擇使用您的品牌。

您可以透過電子郵件接觸潛在客戶，並且針對客戶的開信及回覆狀態，主動追蹤並提供更完整的服務資訊。若在開信效果持續無法往上提昇時，也可以試著選用其他信譽良好的電子報發送廠商，讓您可以將提昇郵件寄至客戶收件匣的機率。

除了電子郵件外，若您的客戶來自外商、大型品牌或是軟體服務，則您也可以考慮使用 LinkedIn 來找到潛在客戶及重要的公司資訊。雖然初期是大海撈針，但一旦熟悉搜尋方式，也能幫助您挖掘更多潛在開發機會。

引導對話

當您接觸潛在客戶時，您需要分享您來自哪個品牌以及您的目的，並透過簡單的介紹讓客戶對您的服務或產品產生興趣（好奇），無論是郵件的主旨或是 LinkedIn 的訊息對話，都會影響客戶第一眼的觀感。

整體對話要展現您的自信，不要讓客戶感受到虛假或是不確定性，任何不確定因子都會是客戶決策的一部分，以下內容是我們建議您盡量 不要使用 的語句，讓您帶給潛在客戶更大的安定感：

• 我理解您很忙碌

任何人都很忙，這句話會讓客戶覺得自己的時間更重要。

• 如果您有五分鐘的時間，我們將非常樂意為您解說

您想要銷售服務、產品或專業知識，那麼他們為什麼要給你五分鐘呢？

• 任何時間都有空預約諮詢，您什麼時候方便呢？

這會讓客戶覺得無需跟任何人爭奪您的時間及專業

追蹤客戶

當發送訊息或電子郵件與客戶接觸後，請確保持續追蹤，並與他們保持互動，這樣可以幫助您將潛在客戶分群管理。

• 未送達 = 可能客戶提供假的信箱
• 未開信＝可能被轉至垃圾信件或是被忽略了
• 已開信＝表示客戶有機會被主旨吸引
• 點擊連結＝客戶有興趣想進一步了解
• 造訪網站＝開始研究公司的服務，想知道是否適合使用
• 安排會議＝想確認具體的服務內容，且考慮使用

前兩種未送達及未開信的的狀況，不太可能產生進一步的銷售，而您仍可以持續與未開信的名單互動，來探尋更多可能性。而其他類型的客戶都需要額外花時間溝通，並且安排固定時間追蹤互動，確保他們持續收到最新的服務或產品資訊。

發揮創意

願意造訪網站或是點擊電子郵件連結的客戶，某個程度來說已經可以歸納為高潛力客戶，他們也值得您花更多心力！有些創意可以幫助您有效提昇業務成長：

快遞郵件：

• 如果您發送電子郵件未收到任何回覆，則您可以嘗試透過快遞來發送品牌資訊並邀請會議，雖然成本高一點，但可以讓客戶感受到您的真心。

影片訊息：

• 圖文訊息已不是唯一與客戶溝通的方式，嘗試拍攝有趣、正式或專業的影片，盡量保持言簡意賅，並將影片附件於郵件內，在一般的郵件伺服器，也比較不會被移至垃圾郵件中。

品牌周邊：

• 逢年過節時準備印有品牌 Logo 的禮品，寄送給重要的潛在客戶，同時向他們分享您的服務或商品

如果您希望帶給潛在客戶更深刻的印象，那麼適當的嘗試不同的方式與他們互動，有機會獲得有出其不意的效果！

安排會議

到目前為止，您應該也能累積初步的潛在名單，而有兩個方向是您繼續推動他們與您互動的方式！第一種是主動詢問是否要安排諮詢會議，並且告知他們安排會議後，能帶給他們什麼幫助。而第二種則是讓客戶提出會議需求，這通常會需要比較長的時間，但當客戶主動提出時，通常他們都已經（幾乎）有了決策定案。

導入會議排程系統

在安排業務會議時，使用預約系統幾乎可以說是最有效的工具，對您而言可以確保不會發生會議衝突之外，若您需要會議空間或其他設備時，也能透過預約系統來做進一步的設定。而對客戶而言幫助就更大了，他們可以隨時在網頁上查看可預約時段，並挑選喜歡的會議方式（線上或現場）。

雖然有些人會覺得在電子郵件中加入會議連結有些疑慮，因為可能客戶希望能「直接」與您取得聯繫，但以提高工作生產力及服務品質的角度來說，讓客戶有更多的接觸選擇，如：預約會議、直接致電、回覆郵件等，都能有效幫助您提昇客戶與您接洽的機率。

會議前持續互動

當您與客戶確認會議後，不要讓他們忘記預約，同時也需要避免客戶預約時間較遠的會議，這有可能讓他們有更多餘裕搜尋其他服務、產品，或是找到更好的交易方案。

根據一般業務的做法，通常會在會議前 1~3 天發送預約提醒，除了讓客戶保有預約排程調整的彈性，另外，您也需要在提醒通知中，向客戶簡介當日會議的主題及提醒客戶需準備的事項，讓他們知道您已隨時做好準備為他們提供專業的服務。

跟進客戶

在會議完成後，只要還未成交，您都需要定時跟進「已會議過」的客戶，了解他們正在考慮的原因，或解答他們遇到的問題，如果客戶明確告知您已選擇其他品牌，您也可以詢問客戶的決策關鍵，並將此資訊帶回給公司做為後續產品或服務改善的依據。

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以上是 SimplyMeet.me 為業務開發人員分享 — 與潛在客戶安排會議的技巧，從初步與客戶接觸，到最後完成會議並跟進客戶的過程，持續累積有效的客戶名單並將他們分群管理，進而獲得更多的成交訂單！

延伸閱讀：業務開發工具推薦：SimplyMeet.me 會議預約排程系統！

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