專訪 Hung Space 宏泰商務中心：導入 預約系統取代人力，解放工作產能！

於 2022 年 7 月開幕的 Hung Space 宏泰商務中心，以 Work better together 為理念，期許自己成為支持創業者的最佳夥伴，讓他們能無後顧之憂的更專注在自己的事業上！

SimplyBook.me 很榮幸能專訪到，在五星級飯店及旅遊業累積超過近 20 年工作經驗的 Hung Space 宏泰商務中心主管 Genny，與我們分享許多策略及規劃，接下來讓我們一起看看他們的經營故事吧！

Hung Space 宏泰商務中心 服務介紹

Hung Space 宏泰商務中心隸屬於宏泰企業機構，是由房東直營的商務中心，具備著更穩定的租約保障及換約彈性。主要提供共享空間、小型辦公室和會議室租賃服務、專人代收信件包裹，如果您希望減免稅率並提升品牌形象，也能選用虛擬辦公室的借址登記服務。

而與其他商務中心相比，Hung Space 宏泰商務中心也針對「大型企業」提供客製化服務，如：辦公室裝潢設計及家具配置等全方位規劃，由 Hung Space 宏泰商務中心出資協助，讓企業在營運初期能減少額外開支，並將裝潢費用攤提在租金內！

Hung Space 宏泰商務中心為符合消防法規的 A 辦大樓，位於台北市松山區敦化北路，鄰近松山機場及綠棕雙線捷運「南京復興站」，附近也有路線多元及班次密集的公車，任何交通工具都能抵達！另外也有提供地下停車場，讓您開車抵達即可上樓上班！

不只是交通便利！其辦公環境也非常舒適，在二樓的空間中放眼望去即可看見一片綠意盎然的林蔭大道！正所謂風水生信心，當創業團隊被無敵窗景環繞，不僅可以提昇工作氣場、開闊心胸，更能提昇工作效率！

在剛經營滿一年的階段，目前已有 99% 的超高續約率！客戶類型大部分以金融業及設計業為主，也有不少管顧公司和貿易業者選擇租用 Hung Space 宏泰商務中心的辦公室服務！如果您是 1~9 人的小型團隊，且未來有持續拓展的規劃，也不妨到 Hung Space 宏泰商務中心參觀看看喔！

Hung Space 宏泰商務中心 營運策略

除了一般的空間租借服務外，Hung Space 宏泰商務中心在 Genny 的帶領下，憑藉著過往豐富的工作經驗，以提供五星飯店規格的專業熱忱為出發，帶給客戶更溫暖及專業的品牌體驗！因此，在客戶的黏著度及回訪率等指標都表現的非常亮眼！

而有感於創業者的孤獨，站在同理的角度出發，希望幫助創業者獲得更多人脈和資源，因此 Hung Space 宏泰商務中心也會不定期舉辦活動，來促進會員間的交流和互動，讓創業者們能從中找到生意的機會和火花，同時也能讓進駐團隊的員工能獲得更多活力，進而找到公司認同感和歸屬感！

目前 Hung Space 宏泰商務中心已經累積舉辦 13 場活動（平均每月 1 場），除了像是聖誕節交換禮物或是寫春聯這類比較軟性的活動外，也會舉辦座談會或講座，以帶給會員更多不同的靈感，為枯燥的工作內容注入心靈活水！

導入預約系統，解放工作生產力

隨著 Hung Space 宏泰商務中心的進駐率提高，Genny 表示客戶對於會議空間的需求以隨之上升，希望能以系統化管理取代人力，讓客戶無需重複與商務秘書確認空檔，就能隨時隨地完成會議室預約。因此 Genny 先在 Google 搜尋了「會議室 線上預訂系統」等關鍵字，並找到許多預約服務，當然其中也包含 SimplyBook.me 預約管理小幫手。

在多方比較後，發現 SimplyBook.me 提供的方案價格較為友善，除了可隨著預約量提昇來調整方案外，在無需聯繫業務專員的情況下，也能直接免費註冊體驗！另外，Genny 也特別以客戶角度來做預約測試，在確認整體預約流程的順暢性後，最終也選擇 SimplyBook.me 來管理會議室預約排程！

在導入預約系統後，Genny 秉持著以客為尊的精神，自己也做了預約系統使用教學 SOP 來分享使用方式，幫助客戶能更快上手！在經歷過渡期，目前預約系統的使用率為 100%，所有的會議室預約都以系統化方式管理，完全取代人力！

使用的 SimplyBook.me 功能

因為需要管理 4 間會議室預約排程，對於既有客戶而言，預約系統有開啟顧客登入權限，引導會員登入預約，以做為後續查詢每個客戶預約記錄的依據。同時也有開放最早/最晚預約時間，希望讓每個客戶都能平均使用會議室，維護客戶的權益。

而針對外部客戶，使用了圖片庫的功能，幫助他們更了解整體的空間環境，此外也開啟 Facebook 預約連結來增加即刻預訂，並且加入預收訂金功能，來提升預約出席率！

使用 SimplyBook.me 帶來的效益

在過去「人工管理」預約排程的階段，可能會因為員工忙碌，無法 24 小時接聽電話，造成漏單的可能性，不只影響業績，也無法帶給客戶好的品牌形象。而在導入 SimplyBook.me 後，將所有的排程交給系統化管理，讓有預約需求的人，能直接透過手機或電腦，直接開啟「預約網頁」查看空檔 → 完成線上預約，進而提昇品牌專業度，同時也能帶動業績成長！

而對於員工而言，也能直接匯出 Excel 來查看完整的預約記錄，整體來說也比先前的人工管理預約更快速且準確。而在客戶對於預約狀況有疑問時，有別於紙本記錄需要逐筆比對，透過系統的篩選，也能在第一時間查看客戶過往預約記錄，大幅改善工作流程、簡化瑣碎的繁雜項目 → 有效提昇工作生產力，讓員工可以更專注在有價值的工作事務中！

產業甘苦談

每個產業都有不為人知的辛苦，而 Genny 也不吝嗇大方分享的是，以商務中心來說，該產業已為紅海市場，各種等級與風格的商務中心林立，許多第一次創業的顧客在所難免無法明確了解自己的需求，對於商務中心能提供的服務與價值也未能清楚感受，所以容易陷於價格的迷思，而忽略了商務中心能帶來的額外價值，這也是為什麼 Hung Space 宏泰商務中心一直強調房東直營與服務品質的用意！

未來規劃

在 COVID-19 改變生活型態、減緩市場商業發展的趨緩狀態下，雖然創業者開始變多，但過去的日子裡他們在原任職的公司也經歷了同事間相處距離的拉長。因此，今年底 Genny 與團隊也將會主辦一場 尾牙聚餐，希望讓進駐宏泰商務中心的創業者及同仁，能夠感受久違的熱鬧與歸屬感，並且透過宏泰商務中心團隊的熱情且專業的服務，在能安心辦公的環境下為新的一年注入更多的能量與希望。

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關於 Hung Space 宏泰商務中心

承襲總公司的名稱以宏泰的穩健圓融、實事求是的處事基礎，專業且穩健地經營事業與服務顧客。

Hung Space 宏泰商務中心提供高品質的會議室和商務服務，旨在為您的成功提供最佳解決方案。在宏泰商務中心，我們深知舒適且功能強大的會議環境對於有效的商務會議至關重要。Hung Space 宏泰商務中心的會議室設施設計精良，可以滿足不同大小和需求的會議要求。無論您是舉辦商務會議、培訓課程還是企業活動，也都能提供完美的場地解決方案。

此外，Hung Space 宏泰商務中心也提供獨立辦公室、專屬辦公桌、虛擬辦公室、秘書服務、郵件轉發等一系列商務服務，使您能夠專注於核心業務，同時獲得便捷而專業的支持。

• Hung Space 宏泰商務中心 官方網站：https://www.hungspace.com/
• Facebook 粉絲專頁：https://www.facebook.com/hungspacebc
• Google 地標：https://maps.app.goo.gl/8pBVNoEu3Y1cSN118
• 會議室預約網站：https://hungspace.simplybook.asia/

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