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SimplyBook.me 活用秘訣 — 在預約訂單新增備註筆記,輕鬆記住消費者喜好!

Haoyi Fan
16 1 月, 2023
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SimplyBook.me 免費線上預約排程系統推薦

隨著消費者習慣改變,許多商家也開始導入預約制來管理預約排程,透過系統自動化管理,客戶無需透過電話或私訊等候商家確認時間,就能直接在預約網頁根據自己的排程來完成線上預約,不僅有效改善消費者體驗,也能減少商家人力管理的成本。

什麼情況下需要記錄客戶備註?

因 SimplyBook.me 適合各類型「需要預約排程管理」的商家品牌&產業使用,以下我們也按照經驗分享有什麼情境下需要記錄客戶備註的功能:

  • 美容美髮:記錄客戶造型的偏好
  • 課程體驗:課堂結束後,留下回饋給學生
  • 顧問諮詢:記錄客戶提到的重點
  • 運動健身:記錄學生習慣的運動方式

不管您是不是上述產業類型,只要您希望能記錄客戶的喜好,則都可以使用SimplyBook.me 來做到!當您透過 SimplyBook.me 接到消費者的線上預約訂單時,有以下方式可以在預約訂單上新增備註,讓您可以在服務客戶後,記錄他們的喜好或消費習慣等。

四種方法 — 在預約訂單新增備註筆記

1. 使用備註欄位客製功能

SimplyBook.me 活用秘訣 — 在預約訂單新增備註筆記,輕鬆記住消費者喜好!

一般來說,備註欄位 功能往往被用於自訂預約表單,引導客戶在預約前,留下更多資訊,如:LINE Id、生日等。而因備註欄位會直接對應的相關的預約訂單,且可設為「隱藏」,所以您也可以善用此功能,將消費者喜好於服務完成後,備註在該筆預約單中。

操作方式為:

  • 客製功能列表 → 啟用 備註欄位
  • 新增欄位 → 輸入欄位名稱 → 選擇欄位類型:多行
  • 開啟「非必填欄位」選項 → 關閉「在預約頁面上可見」選項
  • 最後按下「儲存」按鈕即可
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接著您可以到 行事曆 → 找到想要新增備註的預約單,點擊「編輯」後,即可在該筆預約訂單中,加入備註資訊或是記錄客戶喜好等。

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另外要注意的是,因於若編輯預約單中的備註欄位資訊,對系統而言等於變更預約,若您有開啟發送預約變更提醒,則消費者將會收到相關內容,建議您可以至設定 → 電子郵件和 SMS 簡訊設置 關閉發送預約變更提醒,或是調整對應的文案。

2. 使用預約單中的評論功能

SimplyBook.me 活用秘訣 — 在預約訂單新增備註筆記,輕鬆記住消費者喜好!

評論功能主要為提供消費者在預約後,針對該次預約提供回饋心得,而相關資訊也會顯示於預約網頁中,但若您不需要顯示客戶的預約回饋,則可透過此功能來做預約記錄。

操作方式為:在行事曆中,點擊想加入備註的預約單,點擊後選擇 → 編輯評論,即可新增相關內容。新增完成後,您可以點擊預約訂單中的「顯示所有評論」來查看,而唯一美中不足的是透過此方式新增備註的內容,將無法斷行排版。

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最後別忘寄到 設定 → 電子郵件和 SMS 簡訊設置 → 將「在預約完成後的幾天內…」選項設為不要發送即可。

3. 使用 SOAP 客製功能

SOAP 紀錄對於中西醫、診所、心理諮商等商家是非常熟悉的詞彙,對於紀錄患者們的就診情形,是個實用的紀錄方式。而若您希望能夠記錄客戶回饋,也能透過此功能間接做到(無法自訂欄位)。

完整的介紹可參考此連結:客製功能介紹 — SOAP病歷紀錄,搭配時間軸,讓顧客每一次的預約紀錄更清楚!

4. 使用顧客預約狀態客製功能

若您僅需要簡單的標記(Tag)客戶,如:記錄該客戶為 VIP、奧客,或是加入他們的喜好,讓您可以在行事曆中快速找到對應的預約訂單,則也可以使用顧客預約狀態功能,為每次的預約單留下記錄!

相關操作教學可參考:客製功能介紹 — 顧客預約狀態,清楚標記每個預約,讓奧客無所遁形

以上四種個方法,是目前 SimplyBook.me 推薦記錄客戶習慣或偏好的方式,您可以根據系統已啟用的客製功能及數量,搭配公司內部管理預約流程的工作模式,來挑選最適合的方法。


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